Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla zdecydowanej większości podatników. Choć wielu przedsiębiorców już teraz wdraża systemy umożliwiające integrację z KSeF, ustawodawca przewidział czasowe wyjątki dla wybranych grup – w tym mikroprzedsiębiorców.

Kto zyskał więcej czasu?

Zgodnie z nowelizacją przepisów, mikroprzedsiębiorcy oraz podatnicy korzystający z kas rejestrujących będą mogli wystawiać faktury poza KSeF – w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF) – do końca 2026 roku. To istotna ulga dla małych firm, które nie są jeszcze gotowe na pełną cyfryzację procesów księgowych.

Ale uwaga – jest limit!

Zwolnienie z obowiązku korzystania z KSeF nie oznacza całkowitej dowolności. Kluczowym warunkiem jest nieprzekroczenie miesięcznego limitu sprzedaży brutto w wysokości 10 000 zł. Jeżeli w danym miesiącu suma wartości brutto wszystkich wystawionych faktur przekroczy tę kwotę – choćby o złotówkę – podatnik od razu zostaje objęty obowiązkiem korzystania z KSeF.

Warto podkreślić, że limit ten odnosi się do łącznej wartości sprzedaży w danym miesiącu, a nie do pojedynczej faktury.

A co z odbiorem faktur?

Choć możliwość wystawiania faktur poza systemem została przedłużona dla najmniejszych firm, to w zakresie odbierania faktur sytuacja wygląda inaczej. Mikroprzedsiębiorcy posiadający numer NIP będą zobowiązani do odbierania faktur zakupowych przez KSeF, niezależnie od tego, czy sami już z niego korzystają. Jedynie podmioty nieposiadające NIP (np. konsumenci) mogą uzgodnić z dostawcą alternatywny sposób odbioru, np. e-mail lub wersję papierową.

Co dalej?

Zbliżający się obowiązek korzystania z KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale i procesowa. Dla mikroprzedsiębiorców najbliższe miesiące to dobry moment, by przyjrzeć się swoim obrotom, wdrożyć niezbędne zmiany i przygotować się do nadchodzących obowiązków.

Podsumowanie:

✅ Mikroprzedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.
✅ Warunkiem jest nieprzekroczenie 10 000 zł brutto sprzedaży miesięcznie
✅ Po przekroczeniu limitu – obowiązkowe przejście na KSeF
✅ Odbiór faktur przez KSeF – obowiązkowy, jeśli firma ma NIP