Coraz więcej firm rezygnuje z papierowych segregatorów na rzecz cyfrowej archiwizacji dokumentów. Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 lipca 2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.515.2025.2.KAK potwierdza, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej jest zgodne z prawem – o ile zostaną spełnione określone warunki.

Sprawa dotyczyła spółki, która wdrożyła system elektronicznego obiegu dokumentów. Wszystkie faktury, zarówno te otrzymane w wersji papierowej, jak i elektronicznej, trafiają do systemu w postaci plików PDF. Dokumenty papierowe są skanowane, weryfikowane i po akceptacji – niszczone. Firma zapewnia przy tym pełny dostęp organom podatkowym do dokumentów w wersji elektronicznej, a także stosuje procedury kontrolne gwarantujące autentyczność, integralność i czytelność faktur.

Dyrektor KIS potwierdził, że takie podejście jest zgodne z ustawą o VAT. Kluczowe jest jednak, aby:

• zapewnić możliwość natychmiastowego udostępnienia faktur na żądanie organów podatkowych,

• zagwarantować, że dokumenty nie będą modyfikowane i pozostaną czytelne przez cały okres przechowywania,

• prowadzić kontrole biznesowe pozwalające powiązać fakturę z faktyczną transakcją.

Interpretacja potwierdza również, że przechowywanie faktur wyłącznie w wersji elektronicznej nie odbiera prawa do odliczenia VAT, jeśli spełnione są ogólne warunki ustawowe.

To dobra wiadomość dla przedsiębiorców, którzy chcą ograniczyć koszty i czas związany z archiwizacją papierowych dokumentów. Digitalizacja może być nie tylko wygodna, ale i w pełni bezpieczna podatkowo – pod warunkiem wdrożenia odpowiednich procedur.