Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej: Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Natomiast by dowiedzieć się jak liczyć okres przedawnienia zobowiązania podatkowego musimy sięgnąć do art. 70 Ordynacji Podatkowej, gdzie wyczytamy że: Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Jak to liczyć prawidłowo?
Dla przykładu weźmy rok 2023, jego termin płatności podatku mija w kwietniu 2024 roku, ponieważ w tedy jesteśmy zobowiązani złożyć rozliczenie roczne. Więc pięć lat liczymy od końca roku 2024 i mamy: 25, 26, 27, 28, 29. Przez te wszystkie lata musimy przechowywać dokumentację za 2023 rok. Dopiero najwcześniej w 2030 roku będziemy mogli dokumenty te zniszczyć.
Wyjątki przedłużające okres przechowywania dokumentów księgowych:
- Dokumenty związane ze środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi – okres przechowywania wynosi 5 lat licząc od końca roku, w którym zbyliśmy, zlikwidowaliśmy lub wycofaliśmy środek trwały lub WNiP.
- Dokumenty związane z dofinansowaniem, refundacją itp. – zazwyczaj okres przechowywania dokumentów wynosi 10 lat, ale tu należy weryfikować zapisy w umowach.
- Zawieszenie biegu terminu przedawnienia następuje w przypadku:
- Odroczenie terminu płatności podatku (na wniosek podatnika, w tym rozłożenie na raty) okres wydłużenia liczymy od dnia wydania decyzji do dnia spłaty ostatniej raty lub zaległości podatkowej.
- Wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, o którym podatni został powiadomiony, okres wydłużenia liczymy od dnia wszczęcia postępowania do dnia jego prawomocnego zakończenia.
- Przerwanie biegu terminu przedawnienia następuje w przypadku:
- Ogłoszenia upadłości
- Zastosowanie środka egzekucyjnego, o którym podatnik został powiadomiony
Przerwanie biegu terminu przedawniania oznacza, że termin ten zostaje przerwany i zaczynamy liczyć 5 lat od nowa.